1. النسخة الرسمية   record copy  من أصل الخطاب، وغالبا تسبقها الصفة  official  حتى يمكن تمييزها عن أي نسخة أخرى محفوظة بالملف.
2. نسخة من خطاب صادر تحفظ في ملف مؤقت.