قواعد تصفيف المداخل في الفهرس: أو أي مواد أخرى في الملف. من أمثلة القواعد:

1- A. L. A. Rules for filing catalog cards (Chicago: ALA, 1968) and
2- Filing Rules for the Dictionary Catalog of the Library of Congress (Washington: U.S Government Printing Office, 1956).

وقد نشرت مكتبة الكونجرس عام 1971 قواعد الصف: Filing Arrangement in the Library of Congress Catalog   وذلك لمساعدة مستعملي فهارسها والعاملين فيها. وقد استخدمت تلك القواعد لترتيب تسجيلات مارك   MARC، كما أنها طبقت في جميع منتجات قسم الإجراءات الفنية بمكتبة الكونجرس LC Processing Department من تسجيلات على الكمبيوتر الآلي. كما أنها نفذت في برامج LIBSKED والمصطلحات التي استخدمت هنا تختلف بعض الشيء عن المصطلحات المتعارف عليها في ترتيب مداخل الفهرس، وهي كالآتي:
1. مدخل الصف   filing entry، وهي جميع الحقول التي يمكن أن تؤخذ في الاعتبار عند تحديد موقع مادة في الفهرس (مثل: مدخل المؤلف، العنوان، تاريخ النشر).
2. الحقل  field، جزء رئيسي من مدخل الصف يتضمن عنصرا أو أكثر (مثل رأس، عنوان).
3. العنصر  element، كلمة أو أكثر تشكل جزءا من الحقل (مثل: اسم العائلة في مداخل أسماء الأشخاص).
والعنصر والحقل يكونان متماثلين عندما يشتمل الحقل على عنصر واحد فقط (مثل: العنوان). وأول عنصر في الحقل يسمى: العنصر الرائد  leading element وبقية العناصر تسمى: العناصر الثانوية   subordinate element،  فمثلا، في المدخل الذي يتألف من اسم العائلة، الاسم الأول وتاريخي الميلاد والوفاة، يعتبر اسم العائلة هو العنصر الرائد، أما الاسم الأول والتواريخ فإنها تكون العناصر الثانوية.
4. اللفظ word، حرف أو أكثر يشكل مجموعة ذات مغزى ومعزولة عن الحروف الأخرى بواسطة فراغات و/أو علامات ترقيم.
5. علامة  character، حرف أو رقم أو علامة ترقيم. والحروف يمكن أن تسمى علامات هجائية، والأرقام تكون علامات رقمية.
أما الترقيم الدال  significant punctuation فهو علامة ترقيم تحدد نهاية العنصر، مثل:
أ) نقطة بعد الاسم المباشر لمؤسسة
ب) الفاصلة بعد اسم العائلة، مثل   Wilson, Woodrow"
ج) الأقواس التي تحيط بالألفاظ المحددة في رؤوس الموضوعات مثل Mass (physics) Measurement  والترقيم الذي لا يشير إلى نهاية العنصر يتم تجاهله.