دورة حياة الوثيقة أو مدة عمرها، من أول إنشائها أو تسلمها حتي التخلص النهائي منها، أو حفظها حفظا مستديما.
ونموذج دورة الحياة في إدارة الوثائق كما يصفه Theodore Schellenberg  يشكل النموذج الذي يستخدمه الأرشيفيون في شمال أمريكا منذ السيتينيات من القرن العشرين. وهذا النموذج ينظر إلى الوثائق في شكل مراحل أو فترات كالكائنات الحية. ففي المرحلة الأولى، تنشأ الوثيقة لعملٍ مشروعٍ قانونا وطبقا لمعايير معينة. وفي المرحلة الثانية، تمر الوثيقة في مرحلة النشاط عندما يكون لها قيمة عالية وتستخدم أو يشار إليها بواسطة مكتب المنشأ والآخرون الذين يشتركون في اتخاذ القرارات. ففي هذه المرحلة يتم الاحتفاظ بالوثيقة في الوثائق النشطة أو الجارية بمكتب المنشأ. وفي نهاية المرحلة الثانية، تتم مراجعة الوثيقة ويقرر إذا لم يكن لها قيمة مستمرة فإنها يتم التخلص منها أو أنها قد تدخل في المرحلة الثالثة حيث توضع في الحالة شبه النشطة، وهذا يعني أنها لاتزال لها قيمة ولكن لا يحتاج إليها في اتخاذ القرارات اليومية. وحيث أنها لا يحتاج إليها بشكل دائم، فإنها تحفظ في مخزن حفظ بعيدا عن موقع المنشأ. وعند انتهاء المرحلة الثالثة، يتم مراجعتها ويقرر إذا ما كانت تستحق التخلص منها أو نقلها إلى المرحلة الرابعة، حيث تحفظ مع الوثائق غير النشطة لفترة طويلة غير محددة ويكون لها قيمة أرشيفية  archival value. هذه النسبة الضئيلة من الوثائق (تقدر بنسبة خمسة بالمائة من المجموع الكلي للوثائق)  يرسل إلى المستودع الأرشيفي  archival repository، حيث يكون هناك نشاط مختلف لوصف الوثائق وحفظها وصيانتها.

ودورة حياة الوثائق تكون دائما محددة ويتم توصيفها وما يجرى عليها من اجراءات ويحدد من يتولى تلك العمليات ومن يتولى تنظيمها في كل مرحلة. ففي المرحلة الأولى عند انشاء الوثيقة وأثناء كونها نشطة، يكون مكتب المنشأ هو المسئول عنها وقد يستعان بأخصائي محفوظات. أما في المرحلة شبه النشطة، فيشرف عليها أخصائي المحفوظات. أما في المرحلة النهائية، في فترة عدم النشاط، فإن أخصائي الأرشيف يقوم بحفظها وتنظيمها وصيانتها كما يوفر طرق الوصول إليها.

See also records continuum; records creation; records maintenance and use