يستخدم الكثيرون وخصوصا في أوروبا كلمة  archive  (بدون حرف الجمع  s)  للدلالة على نفس المعنى الذي يقصده المصطلح  archives. ولكن بعض أخصائي الأرشيف بالولايات المتحدة لا يحبذون استخدام  archive  بدون حرف  s.

والمصطلح يشير إلى مجموعات الوثائق المنظمة التي تتضمن الأوراق والكتب والخرائط والتسجيلات السمعية والبصرية والمواد الممغنطة والمليزرة والمواد الوثائقية الأخرى التي نشأت أو التي وردت فيما يتعلق بتطبيق القوانين أو التي تتعلق بالمعاملات التجارية أو المعاملات العامة والتي رؤي الإبقاء عليها لقيمتها المستمرة.

واللفظ مشتق من اليونانية archeion (ويعني مبنى حكومي). ويطلق هذا اللفظ على وثائق الوكالات الحكومية (الأرشيفات العامة public archives)، والمؤسسات (أرشيفات المؤسسات   institutional archives) ومؤسسات الأعمال التجارية (أرشيفات الأعمال التجارية business archives)، والأسر والأفراد (الأرشيفات الأسرية والشخصية family and personal archives). أما أوراق الأسر والأفراد التي تفتقد طابع الأرشيفات الحقيقية، فإنها تسمى مخطوطات تاريخية  historical manuscripts. ويلاحظ أن جزءاً بسيطاً من الأرشيفات الحكومية يتم طبعه ويطلق عليه المطبوعات الحكومية     government publications". ومن طبيعة الأرشيفات أنها تعمل كذاكرة لحقوق وأنشطة مُنشِئها، كما تساعده على صيانة حقوقه وتخطيط إجراءاته. وهي كذلك تقدم معلومات عن التطورات السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية في الماضي، والتي لن يعيها الدارس إلا إذا استطاع الوصول إلى التجارب البشرية المحفوظة في تلك الأرشيفات.

ولقد احتذت الجهات الحكومية في غرب أوروبا ووسطها حذو الكنيسة الكاثوليكية الرومانية في حفظ وثاثقها في أماكن خصصتها لذلك. كما تحققت تلك الجهات من مزايا تركيز الأرشيفات المحفوظة في عدة أماكن حكومية وذلك في عهدة جهة حكومية واحدة. وكمثال على تلك الجهات الأرشيفية المركزية the General Archives of Simancas التي أنشئت عام 1543 في إسبانيا، وأرشيفات Dynasty, State, and Court التي أنشئت في فيينا بالنمسا عام 1749. وفكرة تركيز الأرشيفات في جهة حكومية واحدة كانت تطبق في فرنسا باستمرار. فقد أصبحت دار الوثائق القومية   National Archives في باريس أثناء الثورة الفرنسية مستودعاً لأرشيفات الحكومة المركزية. كما أنشئت هيئات أرشيفية تابعة لها في المحافظات وأصبحت مسئولة عن وثاثق المؤسسات البلدية والهيئات المحلية الأخرى. ولقد احتذت معظم دول أوروبا الغربية والوسطى حذو فرنسا وقامت بإنشاء شبكات من الهيئات الأرشيفية تابعة للتنظيم الإداري في الدولة.

وبعد الحرب العالمية الأولى أخذت روسيا ودول أوروبا الشرقية في إنشاء هيئات أرشيفية حكومية.

أما في مصر فقد أنشئت دار المحفوظات بالقلعة في مدينة القاهرة كمكان مركزي لحفظ الوثائق الحكومية عام 1828 كما توجد مجموعة ضخمة للوثائق القومية بدار الكتب والوثائق القومية بالقاهرة.  

أما في الولايات المتحدة فقد صدر قانون إنشاء الأرشيف القومي  National Archives في واشنطون عام 1934. وفي عام 1949 انتقلت عهدتها إلى General Services Administration وسميت: National Archives and Records Service.

وقد تبعتها كندا بإنشاء الأرشيف القومي  Library and Archives Canada  في أوتاوة، كما تحتفظ ولاياتها بأرشيفاتها الخاصة.

 وهناك جمعية مهنية تنظم الأرشيفيين في الولايات المتحدة وكندا تسمى: The Society of American Archivists، حيث تنشر American Archivist منذ عام 1938. وقد أنشىء المجلس الدولى للأرشيف    International Council on Archives عام 1948، كما عقد أول مؤتمر دولي للأرشيفيين  lnternational Congress of Archivists في باريس عام 1950.

والأرشيف عامة هو مجموعة الوثاثق التاريخية غير الجارية التي صدرت من الوحدات الإدارية المختلفة لهيئة أو ديوان أو التي تسلمتها نتيجة لنشاطها اليومي ثم انتهت الحاجة اليها في هذه الادارات ولكن رؤي الإبقاء عليها لما لها من أهمية تاريخية دائمة. وتجمع تلك الوثائق في مكان واحد وفقا لأنظمة معينة لتيسيرعملية البحث التاريخي فيها. والمصطلح في الاستخدام الأمريكي  archives هو اسم الجمع على الرغم من تزايد استخدام كلمة archive في الكثير من المطبوعات.

وهذه بعض التعريفات التي وردت في المطبوعات المختلفة:

• السجلات العامة أو الوثائق التاريخية المحفوظة في مستودع رسمي.

• الوثائق التي شكلت جزءاً من إجراءات رسمية والتى حفظت للاستعمال الرسمي.

• دار المحفوظات. دار الأرشيف. دار الوثائق:   المبنى أو جزء منه أو المخزن أو المستودع نفسه الذي تحفظ فيه الوثائق.

• يستخدم اللفظ في الحياة اليومية بدون دقة للدلالة على مجموعات الكتب والوثائق القديمة.

• الوثائق المكتوبة التى جمعت بغرض أو التي استعملت أثناء إجراءات عمل عامة أو خاصة والتي يحفظها الأفراد المهتمون بتلك الإجراءات أو من يأتي بعدهم، مثل الوثائق الخاصة بأنشطة المؤسسات أو الجماعات.

• مجموعة الوثائق التاريخية غير الجارية التي تسلمتها أو أنشأتها شخصية معنوية  (مثلا: جهة حكومة، هيئة، شركة) أو مادية عامة أوخاصة أو الإدارات التابعة لها.

• الإدارة المسئولة عن انتقاء وحفظ وتسهيل تداول المواد الأرشيفية.

• أما في البريد الإلكتروني، فهي تشير إلى مجموعة البريد أو الملفات الإلكترونية، كأرشيفات القوائم البريدية القديمة وصور الرسائل الإلكترونية القديمة.

See also archival records; archive; artificial collection; backup; collecting archives; collection; iconographic archives; manuscript repository; permanent records; photographic archives; repository