التحكم في البيانات من لحظة الحصول عليها
acquisition
وإدخالها
input
في النظام ومعالجتها
processing، وإخراجها
output، وتخزينها
storage. ففي الميكروكمبيوتر، تقوم الآليات
hardware بإدارة البيانات وذلك بتجميعها، ونقلها
ومعالجتها طبقا للتعليمات الصادرة إليها. فيقوم نظام التشغيل بإدارة الآليات وتوكيد
سلامة وتناسق أجزاء النظام حتى يمكن اختزان البيانات بكل أمانة ودقة. كما تقوم
البرامج التطبيقية بإدارة البيانات وذلك بتلقي المدخلات ومعالجتها طبقا للأوامر
الصادرة من المستخدم، ثم إرسال المخرجات إلى أجهزة العرض أو إلى أجهزة التخزين.
والمستخدم أيضا يكون مسئولا عن إدارة البيانات وذلك بالحصول على البيانات، وعنونة
أقراص التخزين وتنظيمها، وعمل نسخ احتياطية منها، وأرشفة الملفات، وإزالة المواد
والمعلومات غير المرغوب فيها من القرص.
وتختص
إدارة البيانات كذلك بتوزيع البيانات على العملاء وحمايتها من الضياع بسبب الحريق
أو السرقة أو الوصول غير المشروع إليها.
وتشتمل
إدارة البيانات على الأنشطة التالية:
1. الأرشفة
archiving:
وهي تهتم بنَسْخ الملفات التي أصبحت غير مطلوبة في مستودعات أرشيفية
archival storage.
2. الاحتراز
backup:
عمل نسخ احتياطية لحماية البيانات.
3. هجرة البيانات
data migration:
وهذه العملية تتشابه مع الأرشفة
archiving، ولكنها توفر للعميل الطرق المساعدة على
الوصول السريع إلى الملفات المؤرشفة.
4. نظام العميل/الملقم
client/server:
يطبق في الشبكات نظام العميل الملقم حيث يوفر هذا النظام لمستخدمي محطات التشغيل
workstations
الوصول إلى أنظمة إدارة قواعد البيانات على ملقمات النهاية الخلفية
back-end
servers.
5. نظام إدارة قواعد البيانات
database management system (DBMS): تتألف قاعدة البيانات من ملف يحتوي على
سجلات
records.
والمعلومات مسجلة في حقول
fields السجل. ونظام إدارة قاعدة البيانات هو عبوة
برمجيات كاملة توفر للعميل الوصول إلى البيانات عن طريق لغة التساؤلات
query language.
6. قاعدة بيانات موزعة
distributed database:
وقاعدة البيانات الموزعة، كما يشير اسمها، هي قاعدة بيانات مختزنة علي ملقمات
متعددة في الشبكة، ولكن العملاء يرونها ويتوصلون إليها وكأنها قاعدة مفردة واحدة
موجودة على ملقم واحد.
7. الأمن
security: حقوق العميل في الاتصال، وكذلك حقوق
التعامل مع الملف، تشير إلى تقييد أحد العميل من الوصول إلى ملف أو دليل أو ملقم
بالذات.