الخطوات والإجراءات التى تجري على البيانات لإعدادها أو تجهيزها فى الصورة المقبولة للمعالجة الآلية باستخدام نظام الكمبيوتر بواسطة البرامج التطبيقية application programs طبقا لنظام التشغيل المستخدم في الكمبيوتر.

ومن تلك الخطوات ما يلي:

تجميع المستندات المتضمنة للبيانات ومراجعتها وترميزها.

تسجيل البيانات على الوسيط الآلي المناسب حسب تصميم محدد لسجلاتها ، أو إرسال البيانات من خلال وحدة طرفية.

مراجعة البيانات التى تم تسجيلها على الوسيط الآلي أو التى أرسلت من خلال الوحدة الطرفية طبقا لقواعد وعلاقات وأسس محددة مسبقا.

إجراء دورات المراجعة وكشف الأخطاء التى يتسبب فيها نظام الكمبيوتر بالمقارنة مع ملف البيانات الأساسية أو قواعد ومنطق العملية التطبيقية الخاصة بالبيانات.

إجراء التصحيحات والتعديلات اللازمة لتهيئة الملف لعملية المعالجة الأساسية.

فرز وتبويب ملفات البيانات الأولية.