يطلق على البطاقة ذات الثقوب الهامشية أو البطاقة المثقبة التي تفرز آليا أو الشريحة الفيلمية أو الشريط. فإذا مثلت تلك السجلات وثائق منفردة واحتوى كل سجل على تحليل لوثيقة منفردة، فإن تسجيل المعلومات على تلك السجلات ينتج عنه ما يطلق عليه نظام الوثائق   document system. أما إذا مثل السجل موضوعا (أو وجها) واحدا واحتوى على معلومات تشير إلى كل الوثائق التي تعالج ذلك الموضوع المنفرد المشترك بينها فإنه ينتج عنه مايطلق عليه النظام الوجهي aspect system.