أي شكل من المعلومات المسجلة، سواء كانت في قالب كتابي مكون من حروف وأرقام ورموز، أو مصور أو مسموع. والاتجاه في الوقت الحالي هو اعتبار جميع محتويات المكتبة أو مركز التوثيق كوثائق. ويقصد بالوثيقة أي نوع من السجلات دون النظر إلى بياناتها أو شكلها المادي سواء كانت على ورق أو فيلم أو رق أو أي وسيط آخر. وقد يستخدم اللفظ عندما نعني في الواقع "كتابا" أو أي وسيلة تسجيل أخرى. ويستخدم اللفظ بالترادف مع لفظ منشور publication. ولكن كلمة وثيقة قد تشتمل على أنواع خاصة وفريدة من المواد، مثل اليوميات الشخصية، حتى الأبحاث التي يكتبها الطلاب كواجب مدرسي.