عملية تقديم الوثائق ذات الصلة الوثيقة
بموضوع البحث. والاسترجاع لا يحدث إلا إذا:
تم تصنيف الوثيقة أو تكشيفها
تم اختزان رؤوس الموضوعات أو الرؤوس
الكشفية الخاصة بها بوسيلة أو بأخرى
إجراء عملية البحث عنها في تلك الرؤوس
مقدرة مبنية في بعض البرامج التطبيقية
تمكن المستخدم من البحث عن وثيقة بالذات عن طريق تحديد بعض
بنود المعلومات، مثل
التاريخ، أو المؤلف، أو الكلمات الدالة أي المفتاحية التي تم تخصيصها مسبقا
للوثيقة.
واسترجاع الوثائق يعتمد على نظام التكشيف المتبع الذي يستخدمه البرنامج