عنصر المفردة الأرشيفية  item   الذي يمكن استخدامه لتصنيف المفردة في نظام للحفظ. والتصنيف بالنسبة للسلسلة الأرشيفية يمكن أن يبنى على سمة الحفظ المستخدمة عامة لطلب المفردات التابعة لتلك السلسلة. وكمثال، فإن سمات الحفظ الموجودة عادة بالنسبة لإحدى المكاتبات، تشمل اسم الراسل واسم المرسل إليه والتاريخ والموضوع. والإدارة هي التي تقرر سمة الترتيب، وبهذا فإن السلسلة الأرشيفية يمكن أن ترتب بأي سمة من تلك السمات. فمستندات الحسابات يمكن ترتيبها تحت سمة حفظ مثل، رقم أمر الشراء أو رقم الحساب، وهكذا.