مجموعة
منظمة
من الإجراءات والتقنيات المصممة لحفظ المعلومات واسترجاعها وتحويرها
وتحليلها وعرضها بحيث يمكن استخدامها في الوقت
المناسب.
وجميع نظم المعلومات التي تعتمد على الكمبيوتر تتألف من ستة عناصر:
المعدات hardware
والبرمجيات software
والبيانات الصحيحة accurate data
والأفراد المدربين في مجال نظم المعلومات trained information systems personnel
والمستفيدين ذوي الدراية بالنظام knowledgeable users
والإجراءات الموثقة documented procedures.
وكل عنصر من تلك العناصر يساهم في نجاح أو فشل أي نظام للمعلومات. ولنجاح نظام المعلومات، سواء كان النظام في مرحلة التصميم، أو الاستعمال، أو التغيير، يجب أن يؤخذ في الاعتبار العناصر الستة المذكورة عاليه.
أنواع نظم المعلومات:
يمكن تصنيف نظم المعلومات في خمس فئات رئيسية:
نظم أعمال المكاتب
office systems
نظم تشغيل المعاملات
transaction
processing systems
نظم معلومات الإدارة
management
information systems
نظم مساندة القرارات
decision support
systems
النظم الخبيرة
expert systems
نظم معلومات المكاتب
office systems
تتألف نظم المكاتب من تطبيقات برمجية تستخدم في المهام الإدارية المنوطة
بها إدارات المؤسسة. هذه التطبيقات التي يشار إليها أحيانا باسم تطبيقات
العمليات الإنتاجية
productivity
software،
تتضمن برمجيات تنسيق الكلمات
wordprocessing،
والنشر المكتبي
desktop publishing،
وجداول البيانات الإلكترونية
spreadsheets،
والعروض البيانية
presentation
graphics،
وبرامج تصفح الشبكة العالمية للمعلومات
Web browsers،
والبريد الإلكتروني
e-mail،
وإدارة المعلومات الشخصية
personal
information management،
وإدارة المشاريع
project management،
وبرمجيات العمليات الجماعية
groupware software.
ويضاف إلى ذلك ما يلي: البريد الصوتي
voice mail،
والفاكس، ومؤتمرات الفيديو
videoconferencing،
والتبادل الإلكتروني للبيانات
electronic data
interchange.
نظم
تشغيل المعاملات
transaction processing systems
تتولى تلك البرمجيات تجهيز البيانات الناتجة عن المعاملات والإجراءات
اليومية التي تتم بالمؤسسة. وكأمثلة على نظم تجهيز المعاملات: نظم
الفواتير، ونظم الجرد والمخازن، ونظم حسابات المدفوعات، ونظم إدخال
الطلبيات وأوامر التوريد.
وعندما ظهرت تلك النظم كانت تستخدم في تجهيز المعاملات التجارية. وكانت
البيانات تدخل في النظام باستخدام طريقة التجهيز في دفعات
batch processing،
حيث كانت البيانات تجمع وقت حدوثها، ثم تدخل في النظام في وقت
لاحق
.
ثم استخدم بعد ذلك نظام التجهيز المباشر للمعاملات
online transaction
processing،
حيث تدخل البيانات مباشرة في النظام في نفس وقت حدوثها. أما طبع الفواتير،
وحسابات شيكات الأجور، فهي لا زالت تتم باستخدام التجهيز على دفعات في معظم
الأنظمة. كما أضيفت وظائف أخرى مثل كتابة التقارير، والإحصاءات، والملخصات
لأهميتها لإدارة المؤسسة. واليوم، فإن نظم تجهيز المعاملات أصبحت جزءا من
نظم المعلومات في أغلب الأحوال.
نظم معلومات الإدارة management
information systems (MIS)
نشأت نظم معلومات الإدارة بعد أن تحقق مديرو المؤسسات من أن قوة وسرعة
تجهيز الكمبيوتر للمعلومات يمكن استخدامها لانتاج معلومات قيمة لخدمة
النواحي الإدارية. وتشير نظم معلومات الإدارة إلى النظم التي تعتمد على
الكمبيوتر والتي تولد المعلومات الصحيحة وقت طلبها لإدارة المؤسسة. وكثيرا
ما نرى نظم معلومات الإدارة وقد أدمجت مع نظم تشغيل المعاملات
transaction
processing systems.
فمثلا، عند تجهيز طلبية من البضائع يقوم نظام تشغيل المعاملات بتسجيل
إجراءات البيع، وتحديث حسابات الزبون، وطرح الكمية المباعة من إجمالي
المخزون. وفي نظام معلومات الإدارة، ينتج النظام تقارير عن حركة المبيعات
مع بيان دخل المؤسسة من سلعة بالذات، ونشاط الزبائن، وحركة تسديد الحسابات،
والديون، والبضائع التي يجب إعادة طلبها لتوفيرها بالمخازن. وتهتم نظم
معلومات الإدارة بالمعلومات التي تهم مديري المؤسسة للقيام بمهامهم
الإدارية.
وهناك نوع خاص من نظم معلومات الإدارة يطلق عليه اسم نظم المعلومات
التنفيذية
executive
information system
. فإذا كانت نظم معلومات الإدارة تفي بحاجة جميع المستويات الإدارية
بالمؤسسة، فإن نظم المعلومات التنفيذية تكون مصممة لتلبي حاجة الإدارة
العليا بالمؤسسة. ومثل هذه النظم كانت مصممة في البداية للمديرين
التنفيذيين بالمؤسسات الذين ليست لهم خبرة بالكمبيوتر، وكانت هذه النظم
تحتوي على شاشات حساسة للمس الأصابع، بالإضافة إلى وسائل عرض إيضاحية. وعلى
ذلك فهي تكون مصممة للاستعمال السهل والسريع. كما أنها تكون متصلة بمصادر
معلومات فورية كالبورصة وسوق الأوراق المالية والأسهم. ومثل هذه المصادر
توفر للمديرين التنفيذيين أحدث المعلومات المالية والتجارية والأسعار
الجارية بالسوق.
See also executive support system (ESS)
نظم
مساندة القرارات
decision
support systems (DSS)
نظم في تقنيات المعلومات تتألف من أدوات مبرمجة تستخدم للمساعدة في عملية
التحليل واتخاذ القرارات. وهي تساعد في عمليات صياغة القرارات أكثر من
كونها أنظمة للمعلومات الإدارية
management
information system
، أو أنظمة للمعلومات التنفيذية
executive information system
).
وهي تشتمل على قاعدة للبيانات، وكيان المعرفة في الحقل الموضوعي، ولغة
تستخدم لصياغة المشاكل والاستفسارات، وبرنامج نموذجي لاختبار القرارات
البديلة. ومثل هذه النظم بها إمكانيات للتحليل الإحصائي وجداول البيانات
الإلكترونية والعروض البيانية لتحديث البيانات التي ستتخذ بموجبها
القرارات. وقد يطلق على مثل هذه النظم المساندة للقرار اسم النظم التحليلية
المتصلة لتشغيل البيانات
online analytical
processing systems.
ومثل هذه النظم تساعد في خلق أنموذج
model
بحيث يمكن الإجابة على بعض التساؤلات، مثل، ماذا يحدث لو...؟ وذلك بتعديل
بعض المتغيرات ومراقبة نتيجة التغيير.
وقد يدمج نظام مساندة القرار مع نظام المعلومات التنفيذية، ولكن نظم مساندة
القرارات تكون أكثر تحليلا للبيانات وتستطيع تناول البيانات غير الهيكلية
التي لا تحتوي على متغيرات سبق تعريفها. فمثلا، إذا كانت المشكلة موضوع
الدراسة تتعلق بكيفية تمويل مشروعات الشركة والتي تتضمن تقدير المبيعات
والدخل والاستهلاك وسعر الفائدة والمتغيرات الأخرى فإن نظام مساندة القرار
يفضل استخدامه في تلك الحالة. أما نظم المعلومات التنفيذية فهي موجهة أساسا
لتجميع المعلومات من مصادر متنوعة ثم عرضها بطريقة ذات معنى على المدراء
التنفيذيين.
النظم
الخبيرة
expert systems
يطلق عليها في بعض الأحيان نظم المعرفة
knowledge systems.
وهذه النظم تمثل جانب المعرفة الذي يحويه الكمبيوتر والذي له مهارة الخبير،
بطريقة تجعل النظام قادرا على تقديم النصيحة الذكية أو اتخاذ القرار الذكي،
كما يبرر النظام للعميل تفكيره المنطقي وهو ما يظهره بمظهر الذكاء.
والميادين التي يستخدم فيها هذا النظام تشمل التمويل والطب وخدمة المراجع،
حيث يستخدم النظام المعرفة وقواعد التحليل التي يعرّفها للنظام المتخصصون
في الموضوع. وهذه النظم تستخدم عنصرين: قاعدة للمعرفة
knowledge base
ومكنة استدلال أو استنتاج
inference engine
للوصول إلى نتيجة، يعني قرار. كما يشتمل على إمكانية التفاعل مع العميل.
ويتركب النظام غالبا من الأجزاء التالية:
- المستخدم
user
- وحدة التفاعل مع المستخدم
user interface
- وحدة الشرح والتوضيح
explanation facility
- وحدة تعديل وتحديث المعرفة
knowledge update facility
- قاعدة المعرفة
knowledge base
- نظام أو مكنة الاستدلال
inference engine