تطبيق مبادىء وأساليب تخفيض التكاليف على عمليات تكوين المحفوظات
واستخدامها وصيانتها واستهلاكها، وخاصة تلك التي تتضمن المراسلات والنماذج
والتوجيهات والتقارير. يستخدم المصطلح في بعض الأحيان مرادفا لإدارة
المحفوظات
records management
على الرغم من كونه مصطلحا ضيقا.