المتطلبات القانونية أو الإدارية التي تحدد الالتزامات المتعلقة بوجوب إنشاء وصيانة السجلات بواسطة المؤسسة. ومثل هذه المتطلبات قد تحددها وتنظمها المؤسسات القانونية  للهيئات والوزارات بالدولة.