تعني المحفوظات أو الوثائق الإدارية أو السجلات، والكتب والتقارير السنوية والمراسيم واللفافات ومشروعات القوانين والتراخيص والأوراق الحسابية والأوراق والوثائق التي لها طبيعة عامة. والكلمة الانجليزية لها ثلاث معاني: معنى خاص يشير إلى التسجيلات الصوتية، ومعنى عام وهو المدونات المكتوبة ومعنى أعم وهو المحفوظات. ومهما يكن، فإن المحفوظات تطلق على كل المواد المكتوبة أو التي لها أشكال أخرى وتحتوي على حقائق وأحداث، أو هي تسجيل للمعلومات. يشار إليها أيضا بالاسم documents.
والمعنى الثاني للسجلات records، والشائع اليوم بين أخصائيي الأرشيف، حدده Theodore Schellenberg في:
The Management of Archives (1965)
كالآتي:
1. All books,
papers, maps, photographs, or other documentary materials,
2. regardless of
physical form or characteristics,
3. made or
received by
4. any public or
private institution
5. in pursuance
of its legal obligations or in connection with the transaction of
its proper business
6. and preserved
or appropriate for preservation
7. by that
institution or its legitimate successor
8. as evidence
of its functions, policies, decisions, procedures, operations, or
other activities or because of the informational value of the data
contained therin.
وترجمتها كالآتي:
1.
كل الكتب، أو الأوراق، أو الخرائط، أو الصور الفوتوغرافية، أو المواد
المسجلة الأخرى،
2.
بصرف النظر عن شكلها المادي أو خصائصها المادية،
3.
والتي أنشأتها أو تسلمتها،
4.
أي مؤسسة عامة أو خاصة،
5.
أثناء قيامها بالتزاماتها القانونية أو كتسلسل منطقي عن الإجراءات
أثناء قيام المؤسسة بمهامها الوظيفية،
6.
والتي احتفظ بها، أو التي تستحق الحفظ،
7.
بواسطة تلك المؤسسة أو وريثها الشرعي (أي من يعقبها في أعمالها)،
8.
كإثبات لمهامها الوظيفية، أو سياساتها، أو قراراتها، أو اجراءاتها، أو
عملياتها، أو أي أنشطة أخرى، أو للقيمة المعلوماتية للبيانات المدونة
في تلك المواد.