http://www.elshami.com

records
المحفوظات أو الوثائق الإدارية أو السجلات

المفرد:  record

تعني المحفوظات أو الوثائق الإدارية أو السجلات، والكتب والتقارير السنوية والمراسيم واللفافات ومشروعات القوانين والتراخيص والأوراق الحسابية والأوراق والوثائق التي لها طبيعة عامة. والكلمة الانجليزية لها ثلاث معاني: معنى خاص يشير إلى التسجيلات الصوتية، ومعنى عام وهو المدونات المكتوبة ومعنى أعم وهو المحفوظات. ومهما يكن، فإن المحفوظات تطلق على كل المواد المكتوبة أو التي لها أشكال أخرى وتحتوي على حقائق وأحداث، أو هي تسجيل للمعلومات. يشار إليها أيضا بالاسم documents.

والمعنى الثاني للسجلات records، والشائع اليوم بين أخصائيي الأرشيف، حدده Theodore Schellenberg في:

   The Management of Archives (1965)

كالآتي:

1. All books, papers, maps, photographs, or other documentary materials,
2. regardless of physical form or characteristics,
3. made or received by
4. any public or private institution
5. in pursuance of its legal obligations or in connection with the transaction of its proper business
6. and preserved or appropriate for preservation
7. by that institution or its legitimate successor
8. as evidence of its functions, policies, decisions, procedures, operations, or other activities or because of the informational value of the data contained therin.

 وترجمتها كالآتي:
1.  كل الكتب، أو الأوراق، أو الخرائط، أو الصور الفوتوغرافية، أو المواد المسجلة الأخرى،
2.  بصرف النظر عن شكلها المادي أو خصائصها المادية،
3.  والتي أنشأتها أو تسلمتها،
4.  أي مؤسسة عامة أو خاصة،
5.  أثناء قيامها بالتزاماتها القانونية أو كتسلسل منطقي عن الإجراءات أثناء قيام المؤسسة بمهامها الوظيفية،
6.  والتي احتفظ بها، أو التي تستحق الحفظ،
7.  بواسطة تلك المؤسسة أو وريثها الشرعي (أي من يعقبها في أعمالها)،
8.  كإثبات لمهامها الوظيفية، أو سياساتها، أو قراراتها، أو اجراءاتها، أو عملياتها، أو أي أنشطة أخرى، أو للقيمة المعلوماتية للبيانات المدونة في تلك المواد.