http://www.elshami.com

record
تسجيلة. سجل. مدونة. قيد

الجمع:  records

1. يشيرهذا المصطلح عامة إلى معنين مختلفين تماما.
أ) تسجيلة: المعلومات المسجلة في الملف التي تصف عملا ببليوجرافيا محددا، مثل تسجيلة فهرس catalog record
ب) سجل: الوثيقة ذاتها المحفوظة في الأرشيف أو إدارة المحفوظات.
ج) في الحاسب، يعني المصطلح مجموعة من عناصر البيانات  data element، أو الحقول  field، مقننة الشكل والمحتوى، ذات اسم، وتعامل كوحدة واحدة unit ويتعلق بعضها ببعض، وتختص بنشاط معين، مثل السجلات الخاصة ببيانات مادة مفهرسة والمحفوظة بالحاسب.

كما تعنى أيضا وحدة المعلومات المحفوظة في شكل كتابة أو المطبوعة أو المرمزة. ومجموعة عناصر البيانات تشكل الوحدة، كما أن السجلات تشكل الملف  file.
وعموما فالتسجيلة أو القيد تعني المجموعة الكاملة للمعلومات التي تشير إلى مادة محددة في الملف.

2. وثيقة تحتفظ بحقائق في شكل دائم بصرف النظر عن الوسيط المدونة عليه تلك الحقائق أو خواص تلك الوثيقة.
3. تعني في الأرشيف، وثيقة تنشأ داخل المؤسسة أو ترد إليها من خارجها وتحفظ طبقا لتعليماتها أو تبعا لإجراءات عملها.
4. محضر جلسة   minutes
5
. قرص صوتي   audiodisc
6
. يسجل. يقيد. يدون: يسجل المعلومات في شكل حروف مكتوبة أو مطبوعة أو مرمزة، وذلك على أشكال وسيطة مناسبة أو وثائق.
7. يسجل: يسجل الصوت على وسيط بغية إعادة إنتاجه فيما بعد.

وقد دخلت هذه الكلمة اللغة الانكليزية في العصور الوسطى عن طريق اللغة الفرنسية من الكلمة اللاتينية recordari بمعنى "يتذكر to remember, to bring back to mind".  ويبدأ هذا الفعل بالبادئة re بمعنى "مرة ثانية again, back " و cor, cordis  التي تعني "قلب أو عقل  heart or mind" (ari تشير الى صيغة المصدر).  وتماما كالرومان، فنحن نتذكر الأشياء بسهولة إذا حفظناها عن ظهر قلب. ومن اللاتينية recordari اشتقت الكلمة الفرنسية recorder والتي تعني to remember for onself, to recall to another والتي أخذت منها الاسم record ،  بمعنى ذاكرة memory, a memory.  والفعل recorder أصبح recorden في الإنكليزية، والذي تحول إلى record.  بينما الاسم في اللغة الفرنسية record احتفظ بنفس الشكل والمعنى في اللغة الإنكليزية.

ومن معاني الكلمة التي استمرت منذ العصور الوسطى حتى اليوم، معنيان. المعنى الأول له دلالة قانونية، أما المعنى الثاني فله دلالة أدبية.
والمعنى القانوني يشير إلى " التقرير الموثّق أو التقرير الرسمي لوقائع أي شكوى قضائية تنظرها أي دار للقضاء، مع الأحكام الصادرة بشأنها، والتي سجلت في سجلات المحكمة، والذي يوفر إثباتات للأمر المطروح أمام القضاء".

أما المعنى الأدبي فهو "بيان لحقيقة أو حدث، احتفظ به مكتوبا ومدونا، أو في أي صورة أو شكل يتميز بالاستمرارية، كالوثيقة document، أو الأثر الباقي monument، الخ.

وإذا نظرنا إلى المعنيين، نجد أنهما يتحدان في مفهوم واحد وهو تدوين الأشياء لاستعادتها في المستقبل.

وحتى أوائل القرن الثالث عشر، لم تكن في أوروبا سجلات قانونية records مكتوبة، ولكنها كانت شفوية. فقد كانت الاستدعاءات إلى المحاكم شفوية ، وكانت الدفاعات كلامية، كما كانت ذاكرة المسنين تحترم ويؤخذ بها في المحاكم.  وفي الحقيقة، كان الفعل to record في القرن الثاني عشر يعني بالضرورة "يشهد شفويا to bear witness orally". وخلال فترة التحول من السجلات الشفوية إلى السجلات المكتوبة، كان القضاة يعتمدون في أحكامهم على الأحكام السابقة في نفس المواقف ومن خلال تجاربهم الشخصية، كما كانوا يستخدمون السجلات المدونة للتأكد من صحة الأحكام والقرارات.

وخلال الستة قرون الماضية، كان اللفظ record يحتمل التعريفين الأرشيفيين المذكورين أعلاه وهما لا يزالان يستخدمان في الوقت الحاضر ويعنيان "المعلومات المسجلة recorded information".

ويمكن القول أن المعلومات هي جنس genus، والسجلات هي نوع species متفرع منها. وتج الإشارة لى أن لمعلوما اتها قد تكون نوعا species تتفرع من جنس أعلى منها، وهكذا. وعلى ذلك فإن نوع المعلومات species of information الذي أطلق عليه سجلات records، قد تتميز عن أنواع المعلومات الأخرى بأنها معلومات مسجلة   recorded". وعلى ذلك، فإنه إذا أردنا أن نضم أي شئ إلى فئة السجلات records، يجب بالضرورة أولا أن يقع هذا الشئ في فئة "المعلومات". وكنتيجة حتمية، إذا لم يقع هذا الشئ في فئة المعلومات، فلن يعتبر حتما سجلا من السجلات. وبالقياس، فهناك معلومات ليست بالضرورة سجلات، وبهذا فهي لن تقع في فئة السجلات.

وفي المعنى الرسمي أو العملي، فإن تعريف السجلات بأنها "معلومات مسجلة"، هو تعريف صحيح. ولكن للأسف، لا يوضح اللفظ أكثر من ذلك عن ماهية السجلات، لأن كلمة "معلومات information" هي ذاتها كلمة مشوشة. فعلى الرغم من الاستخدام الشائع لكلمة "معلومات"، فإن معناها يزداد غموضا، كما يتناقص معنى اللفظ كثيرا في الوضوح والدقة.

See also administrative records; agency record; architectural record; archives; business records; catalog record; content; current records; data record; dispositive record; document; electronic record; engineering record; housekeeping records; inactive records; information; material; memorial record; municipal records; narrative record; non-record; official record; papers; probative record; program records; phonograph record; public record; publication; record copy; recordation; structure; supporting record; transitory record; value