تسمى أيضا:
archive group
مجموعة من المحفوظات
records
المتعلقة بمؤسسة واحدة والتي تكونت على أساس مبدأ المنشأ أو الملكية
provenance
بواسطة هيئة أرشيفية
archives
وتكون ذات حجم يسهل تناوله وإدارته. وتلك المجموعة تؤلف محفوظات
archives
(أو الجزء الموجود تحت وصاية هيئة أرشيفية) هيئة أو مؤسسة
corporate body
أرشيفية ذات كيان مستقل. ومجموعة المتكاملات الأرشيفية
collective
record groups
والمجموعات الأرشيفية العامة
general record
groups،
تمثل تعديلا لذلك المفهوم الأساسي بهدف السهولة عند الترتيب
arrangement،
والوصف
description،
والخدمة المرجعية
reference
service.
ومحفوظات الهيئات الكبيرة يمكن تقسيمها إلى عدة مجموعات أرشيفية حيث تعامل
المجموعات المختلفة كمجموعات منفصلة وليس كسلسلة أرشيفية. فقبل استخدام
الأرشيف القومى بالولايات المتحدة لهذا المصطلح، كانت انجلترا تستخدم
المصطلح
archive group للإشارة إلى وثائق جميع
الوزارات بانجلترا. ولذلك استخدم الأرشيف القومي مصطلح
record group لأن المفهوم البريطاني سيؤدي
إلى أن تصبح المجموعة ضخمة جدا ولا يمكن السيطرة عليها. وبناء عليه، فمن
الأفضل تقسيم محفوظات الهيئة الواحدة إلى عدة أقسام تبعا للإدارات
والمكاتب، مثلا، بحيث يمكن إدارتها.
أما في فرنسا، فقد شاع
استخدام المصطلح
'fonds d'archives'
(بمعنى مجموعة الوثائق الخاصة بالهيئة التي أنشأتها) عند الترتيب.
وبناء عليه فقد اعتبرت الوثائق الخاصة بكل إدارة وحتى وثائق المكتب
الصغيرة، مجموعات أرشيفية، وهذا يؤدي إلى تفتيت وثائق المؤسسة تفتيتا لا
مبرر له بسبب الأحجام الصغيرة جدا لوثائق المكاتب الصغيرة. والمعقول هو
تجميع وثائق المكاتب الصغيرة مع وثائق الإدارات الكبيرة التي تشرف على تلك
المكاتب.
See also
collection;
collective record group;
fonds;
general record group;
manuscript group;
subgroup